Stel je bent maatschappelijk werker, werkzaam bij een wijkteam. Je helpt inwoners zo goed mogelijk en gaat zorgvuldig om met hun gegevens. Toch ontstaat er een conflict en wil een inwoner het dossier inzien. Je hebt wel eens gehoord van het recht van inzage in de AVG en je weet dat er ook iets in de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) is geregeld. Maar waar moet je nu precies aan voldoen? En moet er een kopie van de persoonsgegevens worden gegeven of ook een kopie van het dossier?

Wat zegt de AVG?

Het recht op inzage is opgenomen in artikel 15 AVG. Het inzagerecht heeft tot doel een betrokkene – dus in dit geval die inwoner – in staat te stellen om zich van de verwerking van zijn persoonsgegevens op de hoogte te stellen en de juistheid en de rechtmatigheid daarvan te controleren.1 In wezen is het een middel om te controleren of persoonsgegevens volgens de spelregels van de AVG worden verwerkt.

Let erop dat het AVG-recht op inzage niet tot doel heeft om bestuurlijke transparantie te bewerkstelligen. Dat is de functie van een verzoek volgens de Wet open overheid (WOO). Beide typen verzoeken hebben tot effect dat een betrokkene de beschikking krijgt over informatie die betrekking heeft op diegene, alleen vanuit verschillende invalshoeken.

Wel of geen kopie?

Terug naar de AVG; moet er nu ook een kopie van het volledige dossier worden versterkt? In artikel 15 AVG staat dat de betrokkene het recht heeft op een kopie van de persoonsgegevens. Onlangs heeft het AVG-coördinatieorgaan van de EU, de European Data Protection Board (EDPB), richtsnoeren opgesteld over het recht op inzage. De EDPB verduidelijkt dat niet per se een kopie van het originele document hoeft te worden verstrekt.

In feite kun je twee situaties onderscheiden:

  1. Persoonsgegevens die 1-op-1 zijn opgenomen in het zaaksysteem (dit is de enige informatie die wordt verwerkt). Bijvoorbeeld wanneer het gaat om de aanvraag van een toeslag.
  2. Gegevens in het systeem waar ook andere dossierinformatie bij hoort. Hierbij kan gedacht worden aan een ouder die inzage wil in het dossier Jeugdhulp van het kind.

Wat de EDPB aangeeft, is dat het in situatie 1 volstaat om een overzicht van de persoonsgegevens te verstrekken. Terwijl in situatie 2 ook een kopie van het behandeldossier moet worden verstrekt. Dat spoort ook met wetten als de WMO en de Jeugdwet, die eveneens bepalingen bevatten over het recht op inzage. Dossiervorming is immers een vanzelfsprekend aspect van de gemeentelijke dienstverlening, en is integraal onderdeel van de gegevensverwerking. Logisch dus om in dat geval ook het dossier mee te geven, met inbegrip van bijvoorbeeld gespreksverslagen of rapporten die zijn opgesteld.

Uitzonderingen

Let er wel op dat er in de WMO, de Jeugdwet en ook de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO) ook goede redenen zijn opgenomen om een inzageverzoek te weigeren. Bijvoorbeeld artikel 5.3.2 lid 4 WMO, waar staat dat een inzageverzoek geweigerd kan worden om een situatie van kindermishandeling of huiselijk geweld te beëindigen of om een redelijk vermoeden te onderzoeken.  

Los hiervan, is het bij het verstrekken van dossiers erg belangrijk om te checken of in het dossier geen informatie staat over iemand anders, zoals een klager of de naam van een behandeld ambtenaar. Je zal goed moeten bekijken welke informatie geanonimiseerd wordt, voordat er inzage in het dossier wordt verstrekt. Maatwerk is hierbij de norm. Er zal voorkomen moeten worden dat de betrokkene zwartgelakte dossiers ontvangt, zoals in de toeslagenaffaire is gebeurd.

Hulp nodig bij het goed inrichten van het beleid ten aanzien van recht van inzage? Stuur ons gerust een bericht.


1 https://uitspraken.rechtspraak.nl/inziendocument?id=ECLI:NL:RBDHA:2021:15451 par. 4.2


Over de auteur

Terug naar het overzicht