Het is 2019 als het Ministerie van Binnenlandse zaken ‘Donald Duck duikt in de digitale wereld’ publiceert. Een samenwerking tussen het ministerie en de Donald Duck bedoeld om kinderen meer bewust te maken van de digitale wereld en de mogelijke risico’s die daarbij komen kijken. Opvallend is dat het niet alleen de kinderen zijn die enthousiast reageren, op LinkedIn stromen de positieve reacties van professionals binnen het privacy-vakgebied binnen. En laat dat enthousiasme nou net hetgeen zijn waar wij in ons werk allemaal naar op zoek zijn. In deze blog laat ik je zien hoe een beetje Donald Duck je kan helpen bij je werk.
De AVG zorgt voor frustratie
De AVG bestaat nu bijna vier jaar. Organisaties hebben en voelen steeds meer de verantwoordelijkheid om hun organisatie privacy-vriendelijk in te richten. Toch is het als privacy officer soms hard werken om de organisatie mee te krijgen in je verhaal. Ik kom voornamelijk langs bij gemeenten en daar zie ik, vooral in het sociaal domein, hoe de AVG veel kan vragen van de privacy officer en collega’s in de uitvoering. Binnen dit domein worden bijzondere gegevens verzameld en gebruikt om belangrijke diensten te kunnen verlenen aan veelal kwetsbare burgers. Daarom is het extra belangrijk dat dit op een manier gebeurt die voldoet aan de AVG. In mijn ervaring wordt er in deze situaties vaak gekozen voor het versturen van lange notities en het opstellen van een veelvoud aan protocollen en procedures. Dit is wat mij betreft ook noodzakelijk, maar het kan ook leiden tot een negatief effect op de moraal. Collega’s in de uitvoering zien soms door de bomen het bos niet meer: ‘Wanneer moet er nou wel een DPIA worden uitgevoerd en wanneer niet? Daar is weer die privacy officer met zijn opmerkingen over alleen data gebruiken die echt noodzakelijk is. Het is toch noodzakelijk, anders lukt mijn werk niet?’.
Laten we werken aan wederzijds begrip
Dus hoe zorgen wij als privacy professionals dat het vraagstuk privacy meer gaat leven, buiten het versturen van adviesnotities en het opstellen van procedures? Uiteindelijk hoeven wij die zeventien leefgebieden niet uit te vragen bij de burger en ondertussen ook nog na te denken over: ‘was deze vraag nu echt noodzakelijk?’ Wij hoeven geen gegevens op te slaan bij de ingang van de winteropvang. Ook begeleiden we geen gezinnen die op straat komen te staan en nemen we niet de telefoon op bij een melding over een verwarde burger. Als privacy professional geven we advies om de dienst die onze collega’s verlenen meer privacy-vriendelijk te maken voor de burgers die zij helpen. Maar naar mijn mening is het ook aan ons om onze collega’s te ontzorgen. Wat mij betreft doen we dat door wederzijds begrip te creëren. Waarbij we enerzijds kijken naar het nut en de noodzaak van de AVG en anderzijds naar hoe zich we dit vertalen naar werkbare oplossingen voor de praktijk.
Breng de AVG tot leven met een Donald Duck-sausje
Er zijn tools om de AVG meer tot leven te brengen binnen een organisatie. Zo starten wij bij PMP vaak met het organiseren van een workshop. Tijdens deze workshop nemen we het hele team mee in de AVG en de principes die van toepassing zijn op hun processen. We laten het team zelf nadenken over de knelpunten en wat zij kunnen doen om die te verbeteren. Door het gesprek aan te gaan ontstaat er automatisch wederzijds begrip. Een ander mooi voorbeeld is een privacy awareness-presentatie die ik heb helpen ontwerpen bij een gemeente. Daar maakte het team gebruik van leuke quizvragen, grapjes tussendoor en praktische voorbeelden die de AVG tot leven brachten. Natuurlijk kun je je collega’s ook die Donald Duck-strip laten lezen als huiswerk voordat je een presentatie geeft. Wie wil er nou geen Donald Duck-strip als huiswerk?
Serieuze zaken hoef je niet altijd serieus te brengen om te zorgen dat ze goed landen. Een Donald Duck-sausje kan je helpen om de juiste energie, bereidwilligheid en motivatie te creëren bij je collega’s. Zo zorg je er ook voor dat er actief met jouw advies aan de slag gegaan wordt.
Weten hoe PMP je kan helpen om de AVG te laten leven in jouw organisatie? Stuur ons gerust een bericht.
