Binnen samenwerkingsverbanden zoals Zorg- en Veiligheidshuizen of Regionale Informatie- en Expertise Centra (RIEC’s) wordt steeds vaker gesproken over de aanwijzing van een coördinerend Functionaris Gegevensbescherming (FG). Deze verplichting vloeit voort uit de Wet gegevensverwerking door samenwerkingsverbanden (WGS). Ook het wetsvoorstel Wet gegevensverwerking persoonsgerichte aanpak radicalisering en terroristische activiteiten (Wet PARTA) bevat een dergelijke plicht.
De coördinerend FG houdt toezicht op de naleving van gegevensbeschermingswetgeving binnen het samenwerkingsverband. Maar hoe verhoudt deze functie zich tot de FG’s van de deelnemende partijen, zoals gemeenten, politie en het Openbaar Ministerie?
Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid
Om deze vraag te beantwoorden, is het belangrijk om te begrijpen dat samenwerkingsverbanden in het Europees recht worden gezien als een soort vereniging van eigenaren. Dit principe, bekend als ‘gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid’, wordt expliciet benoemd in zowel de WGS als het wetsvoorstel Wet PARTA.
Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid kent twee vormen:
- Met rechtspersoonlijkheid: Hier participeren de betrokken partijen in een gezamenlijke entiteit met eigen rechtspersoonlijkheid, zoals een stichting of gemeenschappelijke regeling. Deze entiteit fungeert als verwerker, terwijl de deelnemers gezamenlijk verantwoordelijk blijven voor de verwerking van persoonsgegevens. Dit vereist duidelijke afspraken over wie verantwoordelijk is voor welke onderdelen van de gegevensverwerking.
- Zonder rechtspersoonlijkheid: Dit is het geval bij samenwerkingsverbanden zoals Zorg- en Veiligheidshuizen en RIEC’s. Het verwerkerschap is dan enkel conceptueel, omdat in de uitvoering evengoed persoonsgegevens namens de deelnemers worden verwerkt – denk in het kader van de WGS en de Wet PARTA vooral aan het wegen van informatie over mensen, casusoverleg en doorgeleiding van informatie naar de deelnemers. De deelnemers zijn rechtstreeks verantwoordelijk en aansprakelijk, omdat er in de informatieketen geen aparte rechtspersoon zit als tussenschakel. Ze kunnen daar echter nog steeds mee schuiven via de aparte afspraken.
De rol van de coördinerend FG
Het idee van verwerkerschap blijft in beide vormen van gezamenlijke verantwoordelijkheid relevant. De samenwerkingsverbanden functioneren als een verlengstuk van de deelnemende organisaties. Dat maakt ieder voor zich niet minder verantwoordelijk voor naleving van de AVG.
De coördinerend FG speelt hierin een cruciale rol. Deze functionaris coördineert niet de FG’s van de deelnemende organisaties, maar zorgt wel voor afstemming en gecoördineerd toezicht. Zonder de coördinerende rol zouden de FG’s van de deelnemers ieder afzonderlijk toezicht houden, wat al snel onwerkbaar wordt: zoveel FG’s, zoveel meningen.
Belangrijke taken van de coördinerend FG zijn:
- Het onderhouden van contact met betrokkenen bij klachten;
- Het optreden als centraal aanspreekpunt voor de Autoriteit Persoonsgegevens;
- Het bieden van overzicht en inzicht in de gegevensverwerking binnen het samenwerkingsverband.
Als dat niet goed gaat, blijven de deelnemer-FG’s bevoegd op basis van de eerder gemaakte afspraken over de verdeling van verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid. Deze afspraken blijven namelijk gelden, ook na het aangaan van het samenwerkingsverband.
Door deze centrale positie wordt het toezicht effectiever en overzichtelijker. De coördinerend FG zit dichter bij het vuur en kan beter inzicht geven in wat er binnen het samenwerkingsverband gebeurt.
Een meewerkend voorman
In de praktijk wordt vaak de FG van de grootste gemeente binnen het samenwerkingsverband aangewezen als coördinerend FG. Dit heeft als grootste voordeel de toegang tot meer capaciteit en expertise.
Toch brengt deze keuze ook uitdagingen met zich mee:
- De FG van een grote gemeente heeft vaak al een drukke agenda. Het toevoegen van de taken van een samenwerkingsverband kan leiden tot overbelasting.
- De FG van een grotere verwerkingsverantwoordelijke wordt in deze situatie ook de FG van een kleinere collectieve verwerkersregeling. Hoewel dit niet direct tot een belangenconflict leidt (het toezicht blijft immers onafhankelijk), vraagt het wel om een omschakeling. Een coördinerend FG moet beide invalshoeken strikt gescheiden houden, in het belang van zowel de betrokkenen als de deelnemers en hun FG’s
De coördinerend FG moet zich als een meewerkend voorman opstellen, waarbij hij niet alleen toeziet op naleving van de wet, maar ook actief bijdraagt aan de afstemming tussen alle betrokken partijen.
Kwaliteit
De aanwijzing van een coördinerend FG mag nooit een automatisme zijn. Zoals de AVG aangeeft, vereist dit een zorgvuldige beoordeling van de professionele kwaliteiten van de beoogde FG, waaronder zijn vermogen om zijn taken naar behoren uit te voeren. Dit alles met het oog op de bescherming van álle rechten en vrijheden, waaronder het recht op veiligheid en de rechten van het kind. Juist deze belangen vormen vaak de aanleiding voor het aangaan van samenwerkingsverbanden onder de WGS en de Wet PARTA.
Meer weten? Lees ook de blog De Onafhankelijkheid van FG’s.
